Kurze Antwort
Automatisieren Sie zuerst eine Aufgabe, die oft vorkommt, immer gleich abläuft und bei Fehlern wenig Schaden anrichtet. Typisch sind Eingangsbestätigungen, Terminerinnerungen und das Übertragen von Anfragen in eine Liste.
Woran Sie eine gute erste Aufgabe erkennen
- Sie kommt mehrmals pro Woche vor.
- Sie läuft fast immer gleich ab.
- Ein Fehler ist ärgerlich, aber nicht teuer.
- Sie können die Schritte in fünf Sätzen beschreiben.
Aufgaben, bei denen Sie jedes Mal abwägen müssen, eignen sich schlechter. Dort hilft eher eine Vorlage als eine Automatisierung.
Drei typische Kandidaten
- Eingangsbestätigung. Jede neue Anfrage erhält sofort eine Antwort mit dem, was als Nächstes passiert.
- Terminerinnerung. Ein oder zwei Tage vorher eine Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Bitte um Bestätigung.
- Anfragen in eine Liste übertragen. Formularangaben landen automatisch in einer Tabelle, statt dass Sie sie abtippen.
So gehen Sie vor
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Eine Woche lang notieren
Schreiben Sie auf, welche kleinen Aufgaben Sie wiederholt erledigen und wie lange sie dauern.
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Eine Aufgabe auswählen
Nehmen Sie die, die am häufigsten vorkommt und am einfachsten zu beschreiben ist.
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Die Schritte aufschreiben
Was löst die Aufgabe aus, was passiert dann, wer bekommt welche Nachricht? Erst danach wählen Sie ein Werkzeug.
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Testen und beobachten
Lassen Sie die Automatisierung einige Wochen laufen und schauen Sie regelmässig, ob sie tut, was sie soll.
Fiktives Beispiel. Eine Hundeschule in Aarau tippte jede Anmeldung von Hand in eine Liste. Heute landen die Formularangaben direkt in der Tabelle und die Halterinnen erhalten eine Bestätigung. Die Inhaberin prüft die Liste einmal täglich.
Was Sie nicht automatisieren sollten
Entscheidungen, die Fingerspitzengefühl brauchen: Ausnahmen, Reklamationen, Preisverhandlungen. Dort bleibt der Mensch zuständig.